残業で毎日帰りが遅い…。どうやったら残業を減らせるのか？ そんな風に悩んでいるオフィスワーカーのあなたへ。 このブログ記事を読んで、小技を身につけて残業を減らしましょう。
私は月の残業時間を10時間以内にキープしています。 それでも仕事量は十分こなせており、自分でも満足できるレベルです。 しかし、2年前までは月に70時間の残業が当たり前でした。 そんな私が、残業時間を減らすために実践した方法をお伝えします！
アラサーサラリーマン技術者です！生活改善、技術者の仕事、休日の過ごし方を発信します！
結論：パソコンを最大限に活用して時短せよ！
オフィスワーカーの多くは、ChatGPTやAIの話題が世間で盛り上がっているにも関わらず、意外とパソコンの便利機能を活用できていません。 なぜか？ それは学校で教わる機会がないからです。 また、周りで積極的に活用している人が少なく、学ぶきっかけがないのも原因の一つ。
しかし、この記事を読めば大丈夫！ 私が実践した「パソコンを使った時短テクニック」をご紹介します。
マウスポインタの速度をMAXにする
マウスポインタの移動時間は意外と積み重なります。 例えば、1分間のマウスポインタの速度が1秒変わると1時間あたりの差が1分もあります！ これを1週間、1ヶ月、1年単位で考えると、数時間の違いになるのです。
実際、会社の同僚のPCを触ると、マウスの速度が遅すぎて驚くことがよくあります。 カーソル移動が遅いと、そのたびに手を大きく動かさなければならず、無駄な時間が発生します。 すぐに設定を変更して、作業効率を上げましょう！すぐできるので今すぐやりましょう。
やり方は簡単。windowsボタンを押してマウスと検索！するとマウス設定とマウスポインターの表示または速度の変更があります。両方MAXの速度しましょう。
マウスポインターの速度を右端へ！
マウスポインターの表示または速度の変更を右端へ！
3ボタン式マウスを導入する
会社支給のマウスを使っていませんか？ もし3ボタン式でないなら、ぜひ買い替えをおすすめします。
3ボタン式のマウスとは、親指側に「戻る」「進む」ボタンがついたタイプ。 ネット検索や資料の閲覧時、いちいち矢印をクリックするより、ボタンでサクサク戻る・進むほうが圧倒的に速いです。
マウスは無線やBluetooth対応のものならデスク周りもスッキリします。さらに静音式がおすすめです。音が静かなことと個人的な感想ですが押している感触が気持ちいいです。おすすめは2つあります。私のおすすめは下記3000円以下で買えます！
ユーザー辞書を活用する
よく使う単語や定型文をユーザー辞書に登録すると、タイピングの手間が大幅に減ります。 例えば、下の画像のように「以上、よろしくお願いいたします。」を「い」に登録すれば、「い」を押すだけで一瞬で変換できます。 仕事のメールが多い人ほど、積極的に活用しましょう。
さらに「Ctrl」+「F7」でユーザー辞書はすぐに呼び出せます。おすすめのユーザー辞書登録文字も書いておきますね。
| 単語 | よみ |
|---|---|
| ○○部○○課○○係(自分の部署名) | ぶ |
| 鈴木課長 | す |
| いつもお世話になっております。 | い |
ショートカットキーを覚える
ショートカットキーを使いこなせば、作業スピードが劇的に向上します。
例えば、Windows+ V というショートカットキーをご存じですか？ 意外と知られていませんが、これを知るだけでも作業効率が上がります。
ショートカットは本で学ぶのが絶対おすすめです。 なぜなら、検索する機会が少ないから。"windows + v 意味"で検索する人いないでしょう？笑
だから本で学んでください。おすすめの本は下に紹介しておきます。
生成AIを活用する
生成AIのChatGPTやCopilotを使いこなせば、業務の効率が格段に上がります。これびっくりすることに使えていない人が多いです。
例えば、メールの文章を考えるのが苦手な人は、伝えたい内容を箇条書きにしてChatGPTに投げるだけで、洗練された文章を作成できます。 最終確認は必要ですが、作業時間を大幅に短縮できます。
ブラウザのお気に入りを整理する
よく使うサイトを毎回検索していませんか？ これは大きな時間の無駄です。
お気に入り登録をするだけでなく、フォルダ分け も重要。 「仕事」「調べもの」「よく使うツール」など、カテゴリごとに整理すると、アクセス時間が短縮されます。
登録するだけでなく定期的に必ず整理することが重要です。整理することは業務です！これができないといつまでたっても無駄な業務時間を費やしてしまい残業が減りませんよ。
Excel・WordなどのOfficeソフトの便利機能を活用する
Excelのテーブル機能は使えていますか？ Wordの見出し機能は活用していますか？
ExcelのSUM関数しか使えない…なんて状態なら要注意です。たとえばLEN関数やCEILING 関数、ゴールシークの機能などはご存じですか？知らない方は一緒に勉強しましょう！
特にWordの「見出し」機能は、目次作成やレイアウト整理に必須。 知らないと大きな時間ロスにつながるので、最低限の機能は学んでおきましょう。この辺りは別の記事で紹介します！
8. マクロを作成する
Excelのマクロを活用すると、繰り返し作業が一瞬で完了します。 プログラミング知識がなくても、ChatGPTに聞けば簡単に作成可能。 実際に試して、業務効率を上げましょう。これも別記事で紹介します。
9. タイピング速度を上げる
タイピングが遅いと、それだけで仕事が遅くなります。 速く正確に入力できるように、練習サイトやソフトを活用してトレーニングしましょう。練習ソフトは寿司打がおすすめ。
まとめ
- マウスポインタの速度をMAXにする
- 3ボタン式マウスを導入する
- ユーザー辞書を活用する
- ショートカットキーを覚える
- ChatGPTを活用する
- ブラウザのお気に入りを整理する
- Excel・Wordを活用する
- マクロを作成する
- タイピング速度を上げる
いかがだったでしょうか？残業をなくすためにパソコンを活用した時短テクニックを紹介しました。
これを業務中にやるのではなくて業務外の空いた好きな時間に学ぶことが非常に大切です！！
すぐに実践できるものばかりです。 これらの小技を駆使して、あなたも残業時間を減らしていきましょう！
